Alles, was Phorlan für Ihre Werkstatt tut

Jedes Werkzeug ist für den Alltag einer Kfz-Werkstatt gedacht: was an der Theke, in der Grube und an der Kasse passiert. Ohne Füllfunktionen.

Annahme und Aufträge

Die Fahrzeugannahme erzeugt den Auftrag. Vom Tablet oder Handy, in drei Schritten.

  • Zustandsfotos: vorne, hinten, Seiten und Innenraum
  • Kilometerstand, Tankfüllung, Versicherung und Gegenstände
  • Unterschrift des Kunden am Bildschirm und Annahmeprotokoll als PDF mit Ihrem Logo
  • Der Auftrag gruppiert Arbeiten nach Paket und enthält die Endkontrolle
  • Kennzeichen und FIN liegen in der Fahrzeugakte; die FIN wird aus einem Foto gelesen

KI-Kostenvoranschläge

Tippen oder diktieren Sie, was der Auftrag umfasst – Phorlan macht daraus einen Kostenvoranschlag mit Ihren Katalogpreisen.

  • Abschnitte und Pakete, Mengen und Einzelpreis
  • Gültigkeit, Garantie, Anzahlung und Zahlungsarten aus Ihren Einstellungen
  • Zwei PDF-Vorlagen: klassisch und modern
  • Versand per WhatsApp mit Link; Sie sehen, wann der Kunde ihn geöffnet hat
  • Nach Freigabe wandern die Arbeiten mit einem Klick in den Auftrag

Kundenportal und WhatsApp-Nachrichten

Der Kunde sieht sein Fahrzeug ohne Konto und Passwort – über den Link aus der WhatsApp.

  • Fortschritt in Prozent, Abgabetermin und Fotos jeder Arbeit
  • Automatische Nachrichten bei Annahme, Fertigstellung und Abgabe
  • Terminerinnerung am letzten Werktag davor
  • Nachfassen bei Anfragen ohne Terminbuchung
  • Zeigt nie Preise oder interne Diagnosen

Mechaniker auf dem Handy

Eine einfache Ansicht für die Grube: ihre Aufträge, was fehlt, und die Kamera.

  • Liste der Fahrzeuge in Arbeit, sortiert nach Dringlichkeit der Abgabe
  • Jede erledigte Arbeit wird mit Name und Uhrzeit abgehakt
  • Fotos und Videos mit per Sprache diktierter Beschreibung
  • Teile als Freitext: „vier Bosch-Zündkerzen und vier Liter 5W30“
  • Funktioniert offline: wird auf dem Handy gespeichert und später hochgeladen

Terminplanung und Kapazität

Termine, die Hebebühnen und Öffnungszeiten jedes Standorts respektieren.

  • Wochen- und Listenansicht
  • Kapazität pro Hebebühne: keine Überbuchung
  • Automatische Erinnerung; wird der Termin verschoben, geht sie erneut raus
  • Ein WhatsApp-Assistent kann echte Zeitfenster anbieten und buchen

Offen

Eine Liste mit allem, was heute Aufmerksamkeit braucht, nach Dringlichkeit.

  • Nachfassen und Termine bestätigen
  • Zu bestellende Teile und Aufträge ohne Teile
  • Neue Nachweise, die noch niemand geprüft hat
  • Ausstehende Zahlungen
  • Jede Zeile führt genau dorthin, wo es erledigt wird

Kunden, Fahrzeuge und Akten

Wer es ist, welche Fahrzeuge er hat und was bei jedem gerade passiert.

  • Privat- und Firmenkunden, mit Dublettenprüfung per Telefonnummer
  • Kunden und Interessenten, automatisch unterschieden nach erfolgtem Service
  • Fahrzeugakte: Services, Fotos, Diagnoseberichte und Kilometerstand
  • Import Ihrer Daten aus Excel; die KI ordnet die Spalten zu

Katalog, Einkauf und Marge

Ihre Preise an einem Ort und die echten Kosten jedes Auftrags.

  • Leistungen und Teile mit Preis pro Standort
  • Import aus Excel oder einem Foto Ihrer Liste
  • Einkäufe pro Auftrag und Werkstattausgaben, mit Lieferanten
  • Bruttomarge pro Vorgang, nur für den Inhaber sichtbar
  • Der Katalog zeigt, was Sie am häufigsten anbieten und was ohne Preis ist

Offene Posten und Zahlungen

Wie viel man Ihnen schuldet, wer und seit wann – mit der einzigen Aktion, die zählt: Zahlung erfassen.

  • Fälligkeit: 0–7, 8–30, 31–60 und über 60 Tage
  • Abgegeben und unbezahlt, getrennt von dem, was noch in der Werkstatt steht
  • Teilzahlungen und Ausgleich mit einem Tipp
  • Zahlungslink per Karte: die Zahlung wird automatisch erfasst

Dashboard

Wie es der Werkstatt geht – in verständlichen Zahlen.

  • Umsatz, Kosten, Marge, Durchschnittsbon und offene Posten
  • Pro Zeitraum, im Vergleich zum vorherigen
  • Pro Standort und Währung
  • Marken und Lieferanten mit dem größten Gewicht
  • Interessenten, die der Assistent außerhalb der Öffnungszeiten erfasst hat

Team, Rollen und Standorte

Jeder sieht seins – am Standort, zu dem er gehört.

  • Inhaber, Administrator, Serviceberater, Empfang und Mechaniker
  • Mechaniker sehen weder Preise noch Marge; der Empfang keine Beträge
  • Mehrere Standorte mit eigenen Preisen, Terminen und Teams
  • Protokoll, wer was wann geändert hat

Anbindungen

Phorlan meldet; Ihre Werkzeuge entscheiden, was gesagt wird.

  • Signierte Webhooks für jeden Moment des Auftrags
  • API, um Kunden anzulegen, anzubieten und zu buchen – aus einem Bot heraus
  • Kompatibel mit respond.io, n8n, Make oder einem eigenen Bot
  • Schlüssel mit Lese- oder Schreibrechten

Sprachen, Währungen und Sicherheit

Bereit für die Werkstatt hier und die dort.

  • Spanisch, Englisch, Portugiesisch, Französisch, Deutsch und Arabisch
  • Datums- und Währungsformate je nach Land
  • Jede Werkstatt sieht nur ihre eigenen Daten
  • Tägliche Backups von Datenbank und Dateien

Starten Sie heute – mit dem nächsten Fahrzeug, das hereinkommt.

Konto anlegen, ein Fahrzeug mit Fotos und Unterschrift annehmen und die erste WhatsApp-Nachricht senden. An einem Nachmittag läuft es.

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